Equipos de SIImágenes Diagnósticas S.A. · Área de Sistemas

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Política de privacidad

Vigente desde el 13 de octubre de 2026. Reemplaza la versión del 5 de octubre de 2026.

«Equipos de SI» (equipos.imadiag.com) es la herramienta interna del área de Sistemas de Imágenes Diagnósticas S.A. para el inventario de los equipos de la empresa, el soporte técnico, la red y la seguridad. Esta política explica qué datos personales maneja, para qué, quién los ve, cuánto tiempo se guardan y cómo ejercer los derechos que da la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Complementa la política general de tratamiento de datos de la empresa.

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento es Imágenes Diagnósticas S.A. La herramienta la administra su área de Sistemas de Información, en servidores propios de la empresa. Contacto para todo lo de esta política: imagenesdiagnosticas@imadiag.com.

La herramienta la usa solo personal autorizado de la empresa, con usuario y contraseña (y verificación en dos pasos para los administradores). Cada persona ve lo que le permite su rol: hay roles de administración, técnicos, técnicos de una sede y roles de solo consulta.

2. Datos de los equipos de la empresa

Los computadores de la empresa tienen instalado un agente de Sistemas que reporta su estado varias veces al día. Su finalidad es mantener los equipos funcionando y seguros: inventario, fallas, soporte remoto, licencias, copias de seguridad y control de accesos. Además de los datos técnicos del equipo, registra datos que se relacionan con las personas que lo usan:

• Quién tiene la sesión abierta (el usuario de Windows) y el historial de cambios de usuario de cada equipo.
• Perfiles de Windows: qué cuentas han usado el equipo, cuándo, y el tamaño y número de archivos de sus carpetas (Escritorio, Documentos, Descargas, Imágenes, Videos, Música), las unidades de red, las rutas y tamaños de los archivos de Outlook, los certificados personales instalados (a nombre de quién y hasta cuándo valen), las fuentes y los accesos directos del escritorio. También los nombres y tamaños de las carpetas de la raíz de las unidades. No se leen ni se copian los archivos ni sus nombres.
• Programas instalados, incluidos los que instaló cada usuario.
• Favoritos del navegador (Chrome, Edge, Brave y Opera): título, dirección y carpeta de cada favorito, para poder restaurarlos al cambiar o formatear el equipo. No se leen contraseñas, historial ni cookies del navegador. Ver el contenido exige volver a escribir la contraseña de la herramienta y queda registrado.
• Memorias USB y teléfonos conectados: nombre del dispositivo, tipo, serial y fecha de la última conexión.
• Impresiones: hora, usuario de Windows, impresora y número de páginas. Nunca el nombre ni el contenido del documento.
• Accesos remotos: conexiones por escritorio remoto (RDP) y por RustDesk, con usuario, dirección IP y equipo de origen, horas e intentos fallidos. Para RustDesk, la herramienta muestra quién tenía la sesión abierta en el equipo de origen, como dato probable.
• Red: direcciones IP y MAC, red wifi y señal, dispositivos vistos en la red (pueden incluir celulares personales conectados al wifi de la empresa) y pruebas de velocidad.
• Seguridad: estado del antivirus, quiénes son administradores del equipo, carpetas compartidas y eventos de Windows (apagados, fallas, pantallazos). Si el equipo tiene inicio automático de sesión, solo se registra que lo tiene, nunca la contraseña.

El agente no toma capturas de pantalla, no registra lo que se escribe, no lee correos ni documentos, no revisa el historial de navegación y no activa la cámara ni el micrófono. El detalle está en el aviso de monitoreo de los equipos.

3. Soporte SI y solicitudes

El ícono «Soporte SI» del escritorio abre una página para pedir ayuda a Sistemas desde ese equipo, sin usuario. Se guarda lo que la persona escribe (nombre, cómo ubicarla, correo si lo da, tipo de problema y descripción), la dirección IP desde donde la envía, y un código para que solo ella pueda ver el seguimiento. En un equipo compartido, las demás personas solo ven el tipo, la fecha y el estado de las solicitudes, nunca el texto ni el nombre.

Si la persona deja su correo, le llegan avisos de su solicitud. Al cerrar un soporte se le puede preguntar en esa página si quedó solucionado; su respuesta y la nota que escriba quedan en el informe de soporte.

4. Usuarios de la herramienta

De quienes entran a la herramienta se guarda el usuario, nombre, rol, correo, preferencias y la contraseña cifrada (nunca en texto). Cada ingreso y cada intento fallido queda registrado con fecha, dirección IP y navegador, para bloquear intentos de adivinar contraseñas y avisar de ingresos raros. Los cambios de usuarios y algunas acciones sensibles (ver favoritos, consultar la asistencia o el archivo de estudios) quedan en un registro de auditoría.

5. Asistencia (huelleros)

De los lectores de huella de las sedes se toma el número de empleado, el nombre y la hora de cada marcación, para los reportes de asistencia que pide la empresa. No se guardan huellas ni plantillas biométricas: esas se quedan en el lector. Solo los administradores consultan la asistencia y cada consulta o descarga queda registrada.

6. Correo corporativo (Google Workspace)

De las cuentas de correo de la empresa se leen, con permisos de solo lectura, los datos de la cuenta (nombre, área, último ingreso, espacio usado, si tiene verificación en dos pasos) y cuántos correos envía y recibe cada día. Nunca el contenido, el asunto ni con quién se escribe. Sirve para detectar cuentas comprometidas o buzones llenos. Solo lo ven los administradores y cada consulta queda registrada.

7. Archivo de estudios

Para encontrar dónde está la copia de un estudio en los discos de la empresa, la herramienta arma un índice con datos de los estudios guardados: nombre y documento del paciente, fecha, tipo y descripción del estudio. Son datos de salud (datos sensibles): solo los consultan los administradores, la búsqueda no queda en la dirección de la página ni en el historial del navegador, y cada búsqueda queda registrada con quién la hizo y qué buscó. El índice no sale del servidor y no se usa para nada distinto de ubicar las copias. Para temas de la historia clínica, el canal es el de la empresa.

8. Lo que sale a otros servicios

• Google: el calendario de quien lo conecte (ver el punto 9); las reuniones que se agendan desde la herramienta (título, lugar, descripción y correos de los invitados, que reciben la invitación de Google); y las páginas internas cargan la tipografía desde Google Fonts, lo que le muestra a Google la dirección IP del navegador.
• Correo electrónico: los avisos de solicitudes y los resúmenes diarios, semanales y mensuales para Sistemas, que pueden incluir nombres de equipos, usuarios de Windows y usuarios de la VPN.
• Telegram: un resumen diario para Sistemas y alertas inmediatas cuando alguien entra por escritorio remoto a los servidores vigilados, con el usuario, la dirección IP y el equipo de origen.
• Cloudflare: las pruebas de velocidad descargan y suben datos de prueba a sus servidores. Para saber el proveedor de internet se consulta la IP pública de la sede en un registro público de direcciones.

Los datos no se venden, no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

9. Google Calendar

Qué datos de Google usa

Solo si la persona lo pide desde «Mi cuenta → Google Calendar → Conectar con Google», y con su autorización expresa:

• El correo de la cuenta de Google (permisos openid y userinfo.email), para mostrarle con qué cuenta está conectado.
• Un calendario propio llamado «Equipos de SI» (permiso calendar.app.created): la herramienta lo crea en la cuenta de Google de la persona y pone ahí los eventos del calendario de Sistemas (mantenimientos, visitas, vencimientos, festivos y similares).

La herramienta no lee, no cambia y no borra ningún otro calendario, correo, contacto ni archivo de la cuenta de Google. Ese permiso solo alcanza a los calendarios que ella misma crea.

Para qué los usa

Únicamente para que la persona vea el calendario de Sistemas en su Google Calendar y en su celular. Los datos de Google no se venden, no se comparten con terceros, no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Cómo se guardan

• El permiso que entrega Google (token) se guarda cifrado en el servidor de la empresa.
• Se guarda también el correo de la cuenta y qué evento de la herramienta corresponde a cuál en Google, para no duplicarlos.
• Nada de esto sale del servidor de la empresa, salvo las llamadas a Google necesarias para mantener el calendario «Equipos de SI».

Cómo desvincular y borrar

• En «Mi cuenta → Google Calendar → Desvincular»: se revoca el permiso en Google, se borran del servidor el token y los demás datos de la conexión y, si se marca la casilla, se borra también el calendario «Equipos de SI» de la cuenta de Google.
• También se puede quitar el acceso en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions.

El uso de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de datos del usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

10. Cookies y almacenamiento del navegador

La herramienta usa una sola cookie, la de la sesión: es necesaria para entrar, va firmada, solo viaja por conexión segura y vence a las 10 horas. No hay cookies de publicidad ni de seguimiento, ni herramientas de analítica.

En el propio navegador se guardan preferencias que no salen de él: el tema claro u oscuro, los grupos del menú abiertos y cosas parecidas. En la página de Soporte SI se recuerda el nombre que la persona escribió y los códigos de sus solicitudes, para que vea su seguimiento sin volver a escribirlos. Se pueden borrar en cualquier momento desde el navegador.

11. Cuánto tiempo se guardan

Las copias de seguridad de la base de datos se guardan en los discos de la empresa para poder recuperarla ante una falla.

12. Cómo se protegen

• Todo queda en servidores de la empresa, con acceso solo por conexión segura (HTTPS).
• Usuario y contraseña para entrar, contraseñas guardadas con cifrado de una vía, verificación en dos pasos para los administradores y bloqueo automático ante intentos repetidos.
• Permisos por rol: los datos más sensibles (asistencia, archivo de estudios, correo, accesos por escritorio remoto) solo los ven los administradores, y su consulta queda registrada.
• Las claves de acceso remoto, los permisos de Google y los secretos de la verificación en dos pasos se guardan cifrados.

13. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos, a pedir prueba de la autorización, a ser informado del uso que se les da, a pedir que se borren o revocar la autorización cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos, y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercerlos escribe a imagenesdiagnosticas@imadiag.com con tu nombre, documento y qué pides. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, como dice la ley.

Esta política puede cambiar cuando cambie la herramienta. La versión vigente siempre está en esta página, con su fecha.

Dudas o solicitudes sobre estas políticas: imagenesdiagnosticas@imadiag.com.